De correctheid van de rittenadministratie kan gecontroleerd worden aan de hand van documenten als de kantooragenda, garagenota’s, orderbriefjes en elektronische routeplanners zoals een GPS systeem. Het is aangeraden om de rittenregistratie en deze informatie bij elkaar te bewaren, gezien de Belastingdienst hierom kan vragen.

Waar moet rittenregistratie aan voldoen?

De rittenregistratie moet altijd de volgende informatie vermelden:

• merk van de auto

• kenteken van de auto

• type van de auto

• de periode waarin er in de auto gereden kon worden

Voor elke rit moet het volgende vermeld worden:

• de datum

• begin- en eindstand van de kilometerteller

• de gereden route

• het adres het vertrekpunt en het aankomstadres

• privérit of zakelijke rit

Voor rittenregistratie kan ook een Black Box of een GPS tracker gebruikt worden. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie gemakkelijker maken. Ze leggen de gereden kilometers nauwkeurig vast. Het rittenregistratiesysteem is in staat om een overzichtelijk rapport te maken waarin alle ritten afzonderlijk zijn vastgelegd. Op deze manier kan een rittenregistratiesysteem veel administratief werk uit handen nemen, omdat alles automatisch wordt vastgelegd.

Bestuurders geven zelf aan of het gaat om een zakelijke rit of een privé rit. Net als bij een handmatige rittenregistratie gaat de automatisch rittenregistratie nog steeds in combinatie met agenda’s en dergelijke.

Automatische rittenregistratie

De rittenregistratie kan op veel verschillende manieren bijgehouden worden. Zo is handmatige rittenregistratie een mogelijkheid, maar kost dit wel veel tijd en moeite. Om deze reden zijn er rittenregistratiesystemen die je kunnen helpen bij de kilometerregistratie. Echter kunnen de kilometers ook worden bijgehouden in een Excel bestandje.

Excel

De rittenregistratie in Excel wordt meer gewaardeerd over de handmatige rittenregistratie op papier. Met Excel is het namelijk een stuk gemakkelijk om de totalen en gemiddelden te berekenen.

Kilometerregistratie

Als je het lastig vindt om de kilometerregistratie bij te houden en je hebt hulp nodig, dan is een automatische kilometerregistratie met navigatie de beste oplossing. Bijvoorbeeld een Tom-Tom. De kilometerregistratie dient serieus te worden genomen. De Belastingdienst controleert goed of de opgegeven kilometers kloppen, waardoor al veel ondernemers zwaar beboet zijn.